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by かわさき かわさき

Backlogを導入したら日々の業務が楽になってとても助かってます

Backlogを導入したら日々の業務が楽になってとても助かってます

こんにちはかわさきです。皆さんよいタスク管理してますか?

マグネッツでもこれまで色々な管理方法を考えたのですが、今年の秋辺りからBacklogの導入に踏み切りまして、(主に私の)仕事が劇的に進めやすくなりました。どのくらいかというと、宝くじに当たって身長が10cm伸びて彼女ができそうなくらいです。(※嘘です)

今回はその圧倒的感謝な気持ちを伝えるべく、ブログ記事にしてみました。

そういえば今でもそこそこアクセスしてもらっている付箋型のタスク管理は随分前に卒業しておりました。ごめんな…

付箋でチームのタスク&プロジェクト管理をやってみたら色々捗った

Backlog(バックログ)とは?

Backlog

Backlogはウェブ制作、ソフトウェア開発、大手広告代理店、全国版新聞社など様々な業種で使われているプロジェクト管理ツールです。
タスク管理、ファイル共有もできるプロジェクト管理ツールBacklog

今更説明は不要かもしれませんが、ヌーラボさんが提供されているプロジェクト管理ツールです。わかりやすいUIやかゆいところに手が届く機能で、Web制作会社の他、様々な業態で利用されています。

プロジェクトにやることベースにタスクを登録していき、依頼→作業→確認を担当者間でやり取りすることで、必要なタスクを漏れなくこなしていくことができます。

Backlog導入前は確認・やり取り業務が辛すぎた

私、元々デザイナーなのですが、現在はクライアントとのやり取りや他スタッフへのアドバイスや監督業務がメインになっています。その合間に自分の制作やバックオフィス業務を行っています。

特徴としては、

  • 人と人との間に入ることが多い
  • 大きな作業に集中するのではなく細切れに関わることが多い
  • 自分のチェックが止まると全体の動きが止まる場合もある

という感じです。

特に、お客様からの連絡は特定のフォーマットではなくメール、電話、チャットツール、お会いしての打ち合わせ…など様々な方法でもらいます。それをチェックして…不明な点は確認して…別の方法が良さそうだったら提案して…と、情報を噛み砕いてからスタッフに回します。

スタッフへの伝達も時々に応じてやりやすい方法を取ると、以下のようなフローになります。

バックログ導入前のフロー

とにかく、忙しない…! どこで何を聞いたか・伝えたかわからなくなる…!! という問題を抱えていました。自分で言うのもなんですが気が散りやすく忘れっぽい性格でして、方々を気にしつつ仕事をするのはどうにもパフォーマンスが悪い状態でした。

また、社内での伝達は主にチャットを使っていたのですが、複数の連絡や依頼が入り乱れてどれがどうなっているかわからなくなるという問題を抱えていました。

チャットでのやり取り

話題が錯綜すると見落としが発生したり、過去の発言が流れてしまって経緯をたどりにくくなったり…ログが残るとはいえ、やはりチャットはアーカイブ性がないので指示のやり取りには向いていない面があります。

Backlogを導入したら劇的に楽に…!

お客様とのやり取りに変わりはありませんが、社内での依頼をほぼ全てBacklogに集約しました。

バックログを導入して

ん? 結局入り口がこれまで通りバラバラだったら、大きく変わらないのでは?? と思われるかもしれませんが、ものすごく変わりました。

「ここを見ると全てのやるべきこと・進んでいることが分かる」という状態が重要なポイントです。自分一人で完結するタスクでも極力登録するようにしています。

細切れで関わることが多い…ということは、1日のうちでタスクが切り替わる頻度が高いわけです。そこで、とりあえずBacklogを見れば現在の状況、確認して人に回すべきタスク、優先的に取り掛かるべきタスクが分かるので、非常にスムーズに次に移ることができます。

お客様からの情報の入り口には変わりはなくとも、とりあえず全てをBacklogにまとめる・Backlogで確認する…という習慣ができたことで、頭のリソースがかなり解放されて他の事に集中できるようになりました。

また、ひとつひとつのタスクを見ても、チャットがメインだったときと比べて話題が散らからず、誰が何をやるのかが明確になり行き違いが減りました。後から引き継ぐときも、タスク内のログをたどればいいのでやりやすいです。

バックログでのやり取り

Backlog マグネッツでの使い方

新規のサイト制作でももちろん利用していますが、更新管理業務や運用しているサイトで主に使用しています。

マグネッツでのタスク運用の流れ

  • 作業が発生したらタスクを作って、作業してほしい人に投げる
  • タスクを受け取った人は内容を確認、問題なければ状態を「処理中」に変更
  • タスクの対応が完了したら、担当を依頼者に設定して状態を「処理済み」に変更
  • 依頼者が確認して問題なければ状態を「完了」にして終了。
    修正がある場合は、作業者に担当を戻して以後同じ様にやり取り。

課題をやり取りする流れ

こうすることで、

  • 現在、誰が何を行っているのか
  • このタスクは誰が担当なのか、現在の状況はどうなのか
  • 進行が滞っている場合、誰のところでストップしているのか

が明確になるわけですね。

原稿準備や確認など他の作業を優先にしていると滞ってしまいがちな段階も、タスクとして担当が振られるので忘れづらいのもポイントです。

実際の使い方

これはマグネッツの…というか、私の使い方?

とりあえずメールの通知は全部切って、ブラウザとスマホアプリで通知を確認します。(動きが多いとすごい量のメールが来るので…)

とりあえず業務中は常にダッシュボードを開きっぱなしに。自分が担当のタスクが発生したりコメントが付いたりしたらバッチが表示されます。

バックログのダッシュボード

プロジェクト

自分が参加しているプロジェクトの一覧。

自分の課題

自分が担当している課題や登録したタスクの一覧。ここにやるべきことがズラッと並ぶので期限や作業負荷を加味しながらどの作業をやるか考えます。

確認中のタスクも自分の課題として表示されるので「そういえば○○様に確認のメール出してたけど返事ないな。そろそろもう一度連絡しよう。」といった風に、忘れずに動くことができます。

「登録」のタスクでは自分が依頼したタスクの一覧が見れるので、進捗をさっと把握したい時に便利です。

最近の更新

参加しているプロジェクトの更新がタイムラインで表示されます。自分の担当以外のタスクの動きも見れるので、みんなが現在どういうことをしているのかここで流し見しています。

運用で気をつけていること

ルールをガッチガチにしばらない

スタート時にある程度のやり方やルールは決めましたが、状況によって変えるようにしています。使っているうちにもっとやりやすい方法があるかもしれないですしね。

他のツールも引き続き併用する

場合によってチャットツールや口頭で伝えたほうが早いこともあるので、そこもガチガチには縛っていません。特に複数人に同時に意見を聞きたい・ディスカッションしたい時はチャットのほうが向いています。ただし、別の方法で話をした場合は、決まった内容をBacklogに転機するようにしています。

期限が決まっていないタスクにも目安で期限日を設定する

無期限だとダラダラ残りがちなので、ざっくりとでも期限日を設定しています。

期限日が超過しそうな場合は、確認の上リスケする

これも前項目と近いですが、期限日オーバーのタスクがある状態が常態化すると本当の締切がわからなくなってしまいます。なぜ遅れているのか確認の上現実的なラインでリスケします。

終わりに

なんとも基礎のきみたいな話となってしまいましたが、やはり日々の多くを占めるルーチンワークが楽になるとインパクトが大きいです。最近では社内スタッフだけではなくお客様にも一緒に使っていただく機会も増えていまして、ますます助かっております。色々より良いやり方を引き続き模索していきたいですね。

それでは、皆様もよいタスク管理ライフを!

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