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付箋でチームのタスク&プロジェクト管理をやってみたら色々捗った

付箋でチームのタスク&プロジェクト管理をやってみたら色々捗った

こんにちはかわさきです。最近ネットで話題のミョウガの妖精ことヨシゴイさんが気になってしょうがありません。

どうも福岡でもお会いできるらしいので、機会があったら是非お住まいに伺ってみたいと思います。

さて、最近マグネッツで全体のタスク管理方法を見直しまして、付箋を使って行う超ローカル手法を始めました。まだ始めたばかりですが、なかなか調子がいいので、どんな課題があったのか、どういう風に取り入れたのか、取り入れてみてどうだったのかなどをご紹介します。

目次

社内で抱えていたタスク管理上の課題

全体でどのくらいの仕事を今行っているかわからない

普段、各スタッフがクライアント様から仕事を承り、それぞれで作業する人を探して依頼する…という流れで進めていましたが、そうなると結果全体でどのくらいの仕事を今受注しているのかがわかりずらい状態でした。結果、「来週からこの案件を行わないといけないのにできる人がいない…!」となって、慌てて調整するような場面も…。

誰が何をしているかわからない

マグネッツではこれまで朝礼・終礼を行っていましたが、あくまで挨拶と連絡事項の伝達だけで、進捗の確認などは各担当者間で個別に行っていました。

また、日中は主にSkypeのチャットで担当者間のみでやり取りを行い、各自黙々と集中して作業を進めるため、各個人が一体今何をしているのかはっきり把握できない状況でした。

個々人で担当しているので、忙しさが偏りがち

上記のとおり、各人(もしくは各チーム)が自分たちで管理をしながら仕事を進めていたので、外からはその人が忙しいか・忙しくないかが分かりづらく、Aさんは今やらないといけないことが詰まっているのにBさんは比較的余裕がある…といった状態が発生しやすくなっていました。

割り込んできたタスクのこなし方が難しい

それぞれ日々、一日のスケジュールを立てて仕事を行いますが、スケジュール外の急ぎのタスクというものはどうしても発生します。割り込みが発生してもスマートにこなしていくべきなのですが、その分他のタスクが後ろに押してしまいスケジュールが乱れやすくなりがちです。

そうなると、タスクが発生する度に依頼側は「これ急ぎでやらないといけないけど、誰に頼もうかなぁ…みんな別の仕事をしてるから頼みづらいなぁ…」、一方依頼側は「今日他の作業もやらないといけないのに、なんでこれをやらないといけないのかなぁ…」という気持ちになり、互いにもやもやした状態で仕事を進めていました。

…改めて書き出してみるとなんとも恥を晒すようですね…。

これまでも、このままではいけないと思い、様々なオンラインのタスク管理ツールに手を出してきましたが、よしやるぞ!と最初は意気込むものの、そのうち徐々に使わなくなる…という悪循環を繰り返しておりました。

先日セミナーで「付箋とホワイトボードで全体のタスク管理を行うようにしたら、劇的に業務が改善した」という話を小耳に挟み、色々調べてみたところ、同様の事例がちらほら。

「デジタルで駄目ならアナログだ!」ということで、他社様の事例をパク…参考にさせてもらい、自社流にルールをアレンジしてダメ元で試してみることに。

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始める前に「こんなのどうでしょうか?」と社内にプレゼンするために作ったテキスト。

導入準備

準備したもの・費用

壁(無料)

本当はホワイトボードで行うべきなのでしょうが、無いのでとりあえず壁で代用しました。壁なのでプライスレス。直接のペンでの書き込み不可というデメリットがありますが、かなり広いスペースを割り振ることが出来、なかなか使い勝手がいいです。

付箋(社内常備の備品を使用)

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よく強粘着ではないと飛んでいってしまうという意見を見かけますが、今のところ吹っ飛ぶ事故は発生していません。次回補充する時に強粘着に切り替えようと思います。

マグネットシート・ライン(100均+ディスカウトショップで購入、1,000円くらい)

名前を書いたり、区切りをつけるために使用してます。

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自分のところに張り切ってイラストを描いてみるの図。

サインペン(2種10本パック・1,400円くらい)

書いて壁に貼ってみたところ、遠目で見るとボールペンでは非常に見づらいなぁ…ということで、サインペンで書くようにしました。

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黒と赤を購入。

準備にかかった時間

上記のとおり新しく用意したものはほとんどありませんでしたので、準備をはじめて、各人がタスクを書き出して貼り終わるまで大体半日で完了。

構想やルールを検討する時間も含めると大体3日くらいです。

タスク管理の運用・ルール

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実際のタスク管理壁です。お見せできない部分もあるので、若干ボケボケにて失礼します。

 日々の運用フロー

朝礼・終礼時、全員で壁の前に集まり、全体の進捗や新しいタスクの確認を行っています。その際、全員のタスクボリュームを見て新しいタスクを割り振ったり、忙しい人のタスクを別の人に渡したり等、調整を行います。急ぎのタスクも可能であれば朝礼・終礼まで保留にし、ここで割り振ります。

細かい内容把握を全員で全て行っていると時間がもったいないので、あくまでざっくりと、5分程度で。

付箋の張り替えは各自、タスクが発生した際や作業完了時など、きりが良い時に随時更新しています。

壁の区分け

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To Do(やること)

発生したタスクは優先順位ごとに、「高・中・低・未定」のレーンに貼ります。優先度はざっくりですが、

  • …締め切りが近日中、もしくはすぐに対応しないといけないもの
  • …締め切りがそこまで近くないもの、余力があったら対応したいもの
  • …作業自体は決まってるけどまだ着手できないもの(原稿待ちなど)
  • 未定…商談中・見積り中の案件など

という風に区分しています。(※この辺、貼る人ごとに若干あやふやなので、どうするか今後の課題です。)

担当者はこの時点で固定せず、属人性の高い業務(経理業務、お客さんへの連絡など)も、一旦全部洗い出します。

Doing(作業中)

担当者が決まったタスクをToDoから移動させ、各人のレーンに貼ります。センターで区切りを設け、現在(今日)行っている作業を左、それ意外を右に貼っています。

ここを見ると、各自が今現在何の作業を行っているか、どういうタスクを抱えているかが一目でわかります。

Done(完了)

終わったタスクはここに貼ります。

同じ案件のタスクは重ねて貼るようにしており、その案件でどのくらいの作業を行ったかをぱっと見で把握できるようにしています。

その他のゾーン

タスク以外も合わせて一覧で俯瞰できるように、色々貼ってます。

社長へのお願いごと

見積り依頼、お客さんへの連絡、などなど…ここを見てもらったら把握できるように。また、スタッフが社長に頼んだことを忘れないようにまとめておく欄。

パートナーへの発注

外部の方へお願いしているタスクをまとめておく欄。スタッフと同様、どの方に何をお願いしているか、どのくらいお願いしているかを一覧で把握。

欲しい備品

コーヒーやプリンタのインクなど、切れそうな備品、今後欲しい備品のメモ欄。

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これは備品…?

いつかやりたいこと

今すぐやる必要はないけど、いつかやったほうがいいこと・やりたいことを貼っておく欄。

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ソザイングのリニューアルいつかやりたいね。

付箋の書き方

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  • タスクが発生した日
  • タスク内容(クライアント/案件名+作業内容)
  • タスクが完了したら、完了日と作業者名を赤ペンで記入
  • 作業時間を後から管理したい案件は、合わせて作業にかかった時間も記入

最初は、「タスクの種別(デザイン・ディレクション…等)ごとに色分けしてみては?」というアイディアを出していたのですが、「そこで悩むのが面倒くさい」という意見が出て止めました。実際始めてみると、どう区分けしていいのか分からないタスクも多数あり(まだ細かい作業に落とし込めない見積り段階の案件など)、結果的にこれは正解でした。

複数人で行うような作業などは、まずは1枚で貼っておき、担当者・具体的な作業範囲が決まった時点でさらに複数枚に分けてそれぞれのレーンに貼るようにしています。

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導入してみてどうだったか

始めてみてまだ一ヶ月弱ですが、結果としてはなかなかに上々です。以下、スタッフに聞いた話などを元に良かった点・変わった点などをご紹介します。

仕事の把握がしやすくなった

他の人がどのくらい仕事を抱えているのか、今後どのような仕事が控えているのかが視覚化され、把握しやすくなって良いという意見が多かったです。

また、自分自身の仕事の優先度も把握しやすくなったという意見も。

仕事の割り振りがしやすくなった

タスクそれぞれのボリュームや優先度、また誰がどんな作業を行っているかが明確になったので、新しいタスクが発生した時に割り振りがしやすくなりました。「これは後でもOK。これはすぐやるべき。」という判断も下しやすいです。

作業量の平均化が進んだ

これまではSkypeなどで個々人でスケジュールの相談をしていましたが、現在は付箋を見ながら全員対面で確認しつつ調整するようになったので、個々人の作業量も以前よりは平均化されてきました。

ただ、まだまだスタッフ間での案件の柔軟なやり取りは不十分なので別のアプローチ(ファイルの管理方法など)からの改善も必要では? という意見もありましたので、まだまだこれからですね。

行った仕事の作業量を振り返りやすい

付箋を見返せば何をやったか、量を見ればどのくらいやったかがわかるので、仕事の振り返りに活用していきたいと思います。

単純に自分の付箋を片付けるのが楽しい

ゲーム感覚で頑張れるのはいいことですw Doneレーンに付箋が増えていくのを見守るのはなかなか壮観です。

埋もれがちなやるべきことを忘れづらい

例えば自社サービスの改善案、お客様向けの新しいセミナー企画など、絶対やらないといけないことはないけどやったほうがいいことなど。これまでは雑談で話しが出てもそのまま忘れて流れてしまう…ということが多かったですが、目につくところに貼っておくと、余裕がある時に少しずつ実行していくようになりました。

自然発生的に仕事の会話をしやすくなった

これまで書いていたように、仕事上のやり取りはSkypeがメインだったので他の仕事を担当しているチームの話に割り込みづらいところがありました。今は、付箋を見れば誰がどんなことをやっているか、また、朝礼・終礼でタスクの確認をするようになったので、横割りでの意見交換が進むようになったと感じます。

終わりに

まだまだ始めたばかりなので、これからもっと改善していくべきところがあるかと思いますが、結果としてはやってみて良かったです。チーフ的には、これまで数々のタスク管理ツールに惨敗してきた歴史を思うと、全員が積極的に活用しているところを見るだけでも目頭が熱くなります…w

人数の多い組織体ではこの管理方法は難しいかと思いますが、マグネッツのように~10名程度の会社さんやチームにはおすすめいたします。

とりあえず、今回の執筆にあたって意見を聞いたところ、「まずはこの見た目をもうちょっとなんとかしたほうが…」という意見がちらほらあったので、何とかしたいと思います…デコろうかな…。

導入にあたって参考にさせて頂いたサイト

ありがとうございますm(__)m

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