普段心がけている伝わりやすい・わかりやすいメールの書き方

普段心がけている伝わりやすい・わかりやすいメールの書き方

こんにちはかわさきです。寒い日が続いてますが自分のデスクの空調の効きが良すぎて暑いんだか寒いんだかよくわからない日々を過ごしております。今はあつい。

さて、皆さんメール書いてますか? 私は主な仕事がメール書くことじゃないかってくらい日によってはメールばっかり書いてます…………嘘です、盛ってます、メールよりはちゃんと制作の仕事してる時間のほうが長いです、ハイ。…とはいえ、他の職種の方に比べるとメールでやり取りをすることが多いほうかと思います。

メールでのやり取りは、電話や口頭よりも具体的な内容を伝えられたり、ログが残る、相手の都合がいい時に読んでもらえるなどメリットは沢山ありますが、反面その場で応答できないので、誤解や行き違いが発生しやすいといったデメリットも多数あります。

今回は私が仕事でやり取りをする際に、そのデメリットをできるだけ無くすために心がけているメール書き方をご紹介します。

あくまでオレオレルールなので、「こっちのほうがわかりやすい!!」…というご意見もありそうですが…ありましたら逆に教えて頂けるとありがたいですw

私がメールを書く際の基本は「簡素に、でも丁寧に」です!

01

ひと目で大まかな内容がわかる件名に

例えばよく見かける件名で「お世話になります」「○○の▲▲です」…といったものがあるのですが、ひと目見ただけで本文がどんな内容のメールなのか想像がつかないですよね。

タイトルを付けるときは「採用サイト更新の件」「写真撮影についてご質問」「お歳暮のお礼」、など、一目見てメールの主題がわかる件名を心がけて付けています。

また、急ぎのメールや重要度の高いメールで【至急】、【重要】など、隅付き括弧で冒頭に注意を促すことがありますが、個人的にはちょっとスパムっぽいなと感じるので本当に緊急事態の時しか使用しません。本当に急ぎの時は電話したほうがいいですしね。

1メール1用件

メールを送る場合、同じ人に送るなら一通にまとめて送ったほうが早いな…と思いますが、一つのメールにサイトの更新のことも入金のことも次回の訪問のことも…と詰め込み過ぎるとどれか見落としされてしまう可能性が高くなります。

関連性の低い内容は、別のメールに分けて送ったほうが無難です。

分けるほどもない内容は(ちょっとしたお礼など)、本文が終わったあとに「追伸:」などを付けて、はっきりと主題とは別件だとわかるように区分けして書くようにしています。

挨拶は簡潔に

ケースバイケースでしょうが普段多数のメールをやり取りする方と「拝啓 時下ますますご清栄のことと…」などと長く、形式張った挨拶をやり取りしていると読む方も面倒だと思いますので、挨拶は簡潔に済ますようにしています。

ここちょっと余談ですが、挨拶は大体定形になりますが、毎回同じ文章を打つのはとても面倒ですよね。

私はGoogle日本語入力を使用して、辞書に「おせわに」まで打つと「お世話になります。マグネッツの川崎です。」、「おて」まで打つと「お手数をおかけいたしますが、ご確認の程よろしくお願いいたします。」が入力されるよう設定しています。

メーラーの署名機能を使用して、予め署名と一緒に登録しておいてもいいかもしれません。

質問や確認事項が多い場合、見出しをつける

だらーっと内容を書くと全ての文章を隅々まで読まないと要件が把握できず、見落とされやすくなります。

そこで、初めに何点確認したい事項があるか明記し、見出しを付けて具体的な内容を書くようにしています。

例えばですが、こんなかんじです。

○○の件についてですが、3件ご確認したい事項がございます。

1.納期について
具体的な内容具体的な内容具体的な内容具体的な内容具体的な内容具体的な内容具体的な内容具体的な内容・・・

2.▲▲に使用している写真について
具体的な内容具体的な内容具体的な内容具体的な内容具体的な内容具体的な内容具体的な内容具体的な内容・・・

3.追加費用のお見積りについて
具体的な内容具体的な内容具体的な内容具体的な内容具体的な内容具体的な内容具体的な内容具体的な内容・・・

見出しをつけることによって、斜め読みするだけで大体の内容を把握することができます。

箇条書きはどんどん使う

前項と似たような理由ですが、そのまま文章を繋げるよりは並列の内容の場合、箇条書きで区切って記載したほうがわかりやすいです。

○○○と、▲▲▲▲と、□□□の資料3点を送ります。

よりも

今回送付する資料は

  • ○○○
  • ▲▲▲▲
  • □□□

の3点です。

としたほうが視覚的にも把握しやすいですね。

インラインコメントもどんどん使う

「インラインコメント」とは返信する際に、相手の元メールの文章をコピーして引用し、そのテキストを参照して返信する方法です。

こんなかんじです。

> 頂いていたログイン情報ではログイン出来ないようです。
> IDは××××××であっていますか?

上記確認いたしましたところ、IDが間違っていたようです。
申し訳ございません。
正しくは□□□□□□になります。

一部で「インラインコメントは失礼」という風潮があるようですが、個人的には分かりやすく、速やかに返信できる方がメリットが有ると思うので、積極的に活用しています。

引用文があると、どんな質問をしていたかひと目でわかります。

主語を略さない

これは他のツールでも、テキストベースでやり取りを行う場合心がけていることですが、「何に対する話題なのか」が明確にわかるよう主語は略さないよう心がけています。

例えば

「写真を送ってもらえますか?」
ではなく、
「▲▲の写真を送ってもらえますか?」

「○○を消してください」
ではなく、
「×××のページにある地図画像の中の○○を消してください」

と言った風に、文脈的に理解できそうな場合でも、誤解を防ぐためにできる限り具体的に記載します。

テキストで表すと長くなってしまったり、複雑になりそうな場合はスクリーンショットを撮って画像で説明するようにしています。

GyazoやLightShotなどの、キャプチャを撮って簡単に共有できるサービスを使用すると便利です。

長くなりそうな場合はメールに全て記載しないで別の資料にする

経験則的に、長いメールは隅々まで読んでもらえず、見落としなどが発生することが多いです。個人的にも長いメールは読むのがツライ…。

どうしても色々な事項を伝えないといけない時は、全てをメールにまとめず、WordやPowerPointなど、別の見やすい資料にまとめたほうが賢明です。

その際、メールには要点だけまとめて書いておくと親切かなと思います。

メールを見た後の相手に希望するアクションを明記する

例えばですが、一言に「ご確認ください」と言っても相手に望むアクションは色々です。確認した上で返事がほしいのか、具体的な意見がほしいのか、とりあえず一旦目を通してほしいだけなのか…。

そこで具体的に、

「取り急ぎご確認ください。また追ってこちらよりご連絡しますので、今回はご返信不要です。」
「ご確認頂けましたら、○日までにご返信ください。」
「ご確認の上、修正点がありましたらメールにてお知らせください。」

といった風に、相手に希望するアクションをはっきりと書いておきます。

メールではうまく伝えられそうに無い場合は無理に頑張らずさっさと電話

ここまで書いておいてアレですが…メールというのはどうしても意図がうまく伝わらなかったり微妙なニュアンスが誤解されることがありますので、そういう場合は無理にメールで頑張らず電話で連絡します。

終わりに

02

たかがメール、されどメール…簡素すぎても意味がわからなくて伝わらないし、ダラダラ書きすぎても重要箇所がわからなくなって伝わらない…なかなかに難しいものです。

LINEやFacebookメッセンジャー、ビジネスではchatworksなど、最近は便利なチャットツールが多数出てきており、これから先メールという連絡ツールは使用頻度が減っていくかもしれません。

ですが、「文章で用件をやり取りする」という根幹の部分は変わらないので、多かれ少なかられITを駆使して仕事をする人には必要なスキルですね。今回書いた内容、ブログなどのライティングに共通する部分も結構ありました。

メールもですが、ブログの文章ももっと伝わるような書き方ができるようになりたいものです。

同じカテゴリー(ビジネス)の記事